Chữ ký số là gì? Yếu tố quan trọng bắt buộc trong doanh nghiệp

Chữ ký số là một trong những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp bắt buộc cần phải có trong thời đại ngày nay. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang chưa hiểu rõ về chữ ký số là gì, mục đích của chúng là gì, và lý do tại sao các doanh nghiệp cần phải có chữ ký số. Trong bài viết này, TDT Việt Nam sẽ giải đáp tất cả các thắc mắc này cho bạn nhé!

Chữ ký số là gì?

Trước hết, bạn hãy cùng TDT Việt Nam hiểu rõ về khái niệm chữ ký số nhé! Hiện tại, có khá nhiều khái niệm và mục đích của chữ ký số, tuy nhiên, nhìn chung dưới góc độ doanh nghiệp thì chữ ký số là thiết bị đã được mã hóa tất cả các dữ liệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể dùng chữ ký số này để ký trên các loại văn bản khi giao dịch qua mạng Internet hoặc giao dịch điện tử – chúng cũng có vai trò tương tự như chữ ký trên các hợp đồng giấy.

Dưới đây, để hiểu rõ hơn về chữ ký số là gì, chúng ta hãy cùng xem qua mục đích của chúng nhé!

Mục đích của chữ ký số

Chữ ký số trong doanh nghiệp được dùng cho rất nhiều mục đích khác nhau, từ kê khai để nộp thuế online, kê khai các thông tin phục vụ hải quan điện tử, dùng để giao dịch ngân hàng trực tuyến, ký các hóa đơn điện tử hoặc cơ quan hành chính,… Khi có chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải in các tờ đơn và đóng dấu mộc đỏ của công ty như trước nữa.

Các cá nhân thuộc bộ phận kế toán, kinh doanh hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng trực tuyến với các đối tác mà không cần phải gặp nhau trực tiếp, giúp thúc đẩy công việc thuận lợi hơn, đặc biệt là trong thời đại dịch COVID bùng nổ vừa qua. Chúng ta chỉ cần điền chữ ký số vào file hợp đồng và gửi qua Email cho các đối tác là được.

Lợi ích của chữ ký số là gì?

Vậy thì cụ thể hơn, các lợi ích của chữ ký số là gì? Chúng mang lại những ưu điểm gì cho doanh nghiệp?

     – Về mặt pháp lý, chữ ký số được công nhận hoàn toàn tương đương với chữ ký và con dấu doanh nghiệp trên các hợp đồng, hồ sơ bản cứng. Khi có vấn đề xảy ra tranh chấp, bạn hoàn toàn có thể dựa vào các file hợp đồng đã có chữ ký số để giành lại lợi ích cho mình

     – Chữ ký số là công cụ giúp đảm bảo được tính an toàn và chính xác, có khả năng đại diện cho doanh nghiệp

    – Bên cạnh đó, chữ ký số sẽ giúp việc trao đổi, ký hợp đồng và hợp tác làm ăn trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho doanh nghiệp mà không cần phải đi lại, in ấn hồ sơ và không bị rủi ro bị mất mát, thất thoát hay làm hỏng các hồ sơ bằng giấy do sự cố.

     – Nhờ có chữ ký số, doanh nghiệp có thể dễ dàng ký kết hợp đồng, làm hóa đơn bất kỳ lúc nào, tại bất kỳ đâu.

Nhìn chung, với chữ ký số, doanh nghiệp không cần phải quản lý hệ thống tài liệu, hồ sơ giấy theo phương pháp truyền thống thông thường nữa. Doanh nghiệp có thể dễ dàng sử dụng các hóa đơn trực tuyến và hợp đồng, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị,… theo phương pháp số hóa.

Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số tại đâu?

Các cá nhân hoặc doanh nghiệp, tổ chức có thể lựa chọn mua chữ ký số tại bất kỳ đại lý chữ ký số nào, như: TDT Việt Nam, VIETTEL, BKAV, FPT hoặc VINA,… Chi phí mua chữ ký số sẽ dao động khoảng từ 2 – 4 triệu đồng / năm, tùy thuộc vào nhà cung cấp bạn lựa chọn và thời gian mà bạn mua chữ ký số.

Tuy nhiên, để mua được chữ ký số, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đủ các điều kiện theo Điều 13 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP để được cấp. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin này trong Nghị định của Chính Phủ để rõ hơn nhé!

Tổng kết

Là một doanh nghiệp trong thời đại 4.0, việc mua chữ ký số là điều quan trọng bắt buộc, để doanh nghiệp có thể dễ dàng xử lý các hóa đơn, hợp đồng trực tuyến dễ dàng. Trên đây là tất cả những thông tin liên quan đến chữ ký số là gì, mục đích và cách mua chữ ký số, hy vọng bài viết này đã mang đến nhiều thông tin hữu ích đến bạn.

Mọi thông tin chi tiết quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp qua:

• Hotline: 0906.568.026
• Email: chuyendoisotdt@gmail.com
• Văn Phòng: Tầng 4, Số 16 ngách 85 ngõ 381 nguyễn khang, Cầu Giấy, Hà Nội